仕事を細分化して優先順位をつける

2018/12/10

メリハリの大切さ

残業のない社会人生活や残業のない職場を築いていく上で、メリハリを持って仕事を進めていくことの重要性は本当に大きいです。実際に世の中には長時間の残業が常態化していたにも関わらず、メリハリのある仕事を意識して状況を改善していった事例はたくさんあります。例えば残業ゼロがすべてを解決するという本があるのですが、この本でもそうした事例が詳しく解説されており勉強になります。

: 残業削減にクローズアップした、著者である小山昇氏の経験を基に書かれた一冊です。

こうした本の内容も踏まえて、どうすれば無駄な残業をしなくて済むようなメリハリのある働き方ができるのかを見ていきましょう。

段取り八分

仕事に対して「段取り」を考えていますか？『段取り八分仕事二分』というように、きちんと段取りをすることで仕事がしやすくなります。例えば、Ａという仕事に対して、「Ａ」と一括りにするのではなく、A-1、A-2・・・のように具体的なものに細分化します。同様にＢという仕事に対してB-1、B-2・・・と細分化します。細分化したものを、

重要度も緊急度も高いもの（締切が今日のもの、クレーム処理など）
重要だけど緊急でないもの（締切まで余裕があるもの）
重要ではないが緊急のもの（接客中にかかってきた電話など）
重要でも緊急でもないもの

の４つに分けます。当然最優先で着手すべきは①です。③は人に任せることができる作業かもしれません。その上でスケジュールを立てます。ミーティングや来客など時間が確定しているものはもちろんですが、残りの業務時間内に割り振っていきます。今日やるべきことは今日のうちに確実に片付くように、期限があるものはその期限までに終わるように、スケジュールを立てていきます。

スケジュールを立てるコツ

スケジュールを立てる際、空き時間ができるようにするのが理想です。突発的な仕事が入った場合、空き時間がなければ全ての予定が押してしまいます。また、人間の集中力は長くは続かないもの。３０～９０分程度が限界と言われています。集中力が途切れた状態で続けても、効率は下がってしまいます。つまり時間を無駄にした状態が続くのです。それならば３０～９０分で区切り、５～１０分の短い休憩を挟むことで脳がリセットされ、再び集中して取り組むことができるのです。

空き時間なんて捻出できない！という時。外出しなければならないアポイントがあれば、ついでに他の外出先にも回れないか、今は分散しているがまとめて着手したとしても大して時間がかからない作業はできるだけまとめて片付けられないか等・・・効率を考えてまとめられるものはまとめて片付けてしまうのも有効です。